Wie wir Sie bei Einrichtung und Betrieb Ihres Hinweisgebersystems unterstützen

Wie richte ich eine Meldestelle in meinem Unternehmen ein?

1. Was ist für eine erfolgreiche Umsetzung des HinSchG in meinem Unternehmen erforderlich?

Vor der Einrichtung eines Hinweisgebersystems sollten die Beteiligten (Mitarbeitende der internen Meldestelle und ggf. Betriebsrat) in den Prozess eingebunden werden.
Die erfolgreiche Implementierung erfordert neben einer guten und sicheren Whistleblowing Software regelmäßig eine Richtlinie für Hinweisgeber, einen klaren Prozess zum systematischen und erfolgreichen Umgang mit Meldungen einschließlich der notwendigen Formalitäten und eine gute Kommunikation mit der Belegschaft.
Compliance Kompakt bereitet den Launch für Sie vor und stellt erprobte Muster für alle erforderlichen Prozesse und Dokumente bereit.

2. Muss ich für die interne Meldestelle eigenes Personal vorhalten?

Betroffene Unternehmen müssen interne Meldestellen einrichten, die eingehende Meldungen unabhängig bearbeiten und den Sachverhalt aufklären. Die Meldestelle muss mit der nach dem Hinweisgeberschutzgesetz erforderlichen Fachkunde ausgestattet sein. Um Ihre interne Meldestelle mit betrieblichem Know-how und Fachkompetenz auszustatten, schlagen wir vor, sie gemeinsam aus Mitarbeitenden von Ihnen und uns zu bilden. Wir richten Ihr Hinweisgebersystem ein und betreiben dieses für Sie. Außerdem unterstützen wir Ihre Mitarbeitenden beim Case Handling und können dieses für Sie koordinieren. Ihre Mitarbeitenden können weiterhin andere Aufgaben im Betrieb wahrnehmen.

3. Was beinhaltet das „Case-Handling“?

Nach einer Meldung müssen - auch durch interne Nachforschungen - Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und ggf. zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß ergriffen werden. Diese Folgemaßnahmen versteht man unter "Case-Handling".

4. Unser Unternehmen hat einen Betriebsrat, muss dieser eingeschaltet werden?

Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei Regelungen der betrieblichen Ordnung ein Mitbestimmungsrecht. Hierzu gehört auch die Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Wir empfehlen, den Betriebsrat früh in die Überlegungen einzubeziehen.

5. Warum sollte ein Hinweisgebersystem auch anonyme Meldungen zulassen?

Ein Hinweisgebersystem kann seinen Zweck – das Abstellen von Missständen– nur erfüllen, wenn hinweisgebende Personen ausreichend Vertrauen darin haben, dass ihnen bei einer Meldung keine Nachteile drohen. Das beste Mittel, das sicherzustellen, ist eine anonyme Meldung.

Wenn diese Möglichkeit nicht besteht, die hinweisgebende Person aber eine wichtige Beobachtung melden möchte, wird sie sich wahrscheinlich an eine externe Meldestelle bei einer Behörde wenden, die dann das Verfahren betreibt. Dies steht ihr nach dem Hinweisgeberschutzgesetz frei. Dann hat das Unternehmen nicht die Möglichkeit, sofort selbst zu handeln, den Sachverhalt zügig aufzuklären und evtl. Missstände unverzüglich abzustellen. Mit der Möglichkeit für anonyme Meldungen erhöhen Sie die Attraktivität der internen Meldestelle gegenüber den externen Meldestellen.

Wenn eine wichtige Meldung aus Angst vor Repressionen unterbleibt, weil anonyme Meldungen nicht möglich sind, kann dies zu vermeidbaren, erheblichen Schäden führen. Beispielsweise dann, wenn es Untreuehandlungen gibt, durch die dem Unternehmen wesentliche Vermögenswerte entzogen werden.

Ein weiterer Grund, anonyme Meldungen nicht nur zuzulassen, sondern aktiv zu propagieren, beruht auf dem Datenschutz. Es ist nicht auszuschließen, dass das Unternehmen von einer Meldung betroffene Personen unterrichten muss, wer die Meldung abgegeben hat. Dies kann durch eine anonyme Meldung verhindert werden.

Auch der häufig vorgebrachte Einwand, anonyme Meldungen führten zu einem Missbrauch des Hinweisgebersystems, lässt sich in der Praxis nicht bestätigen. Erfahrungen von Unternehmen und anderen Stellen zeigen, dass anonyme Meldemöglichkeiten den – ohnehin nicht häufigen - Missbrauch von Hinweisgebersystemen kaum erhöhen.

Die Möglichkeit, eine Meldung anonym abzugeben, zeigt, dass das Unternehmen an Hinweisen auf Missstände interessiert ist. Sie stärkt das Vertrauen der Belegschaft in eine integre Unternehmenskultur und hilft, Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

2. Welche Leistung bietet Compliance Kompakt neben dem Whistleblowingtool?

easyline bietet über die technische Bereitstellung des Systems hinaus eine umfassende All-in-One-Lösung durch unsere Beratung.
Das HinSchG fordert neben der Einrichtung von internen Meldekanälen für Whistleblower einen kompetenten und gesetzeskonformen Umgang mit Meldungen. So müssen von der EU-Hinweisgeberrichtlinie und dem HinSchG betroffene Unternehmen interne Meldestellen einrichten, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständig sind.

Wir helfen Ihnen, diese Aufgabe kompetent zu erfüllen.

3. Was sind die sonstigen Vorteile des Hinweisgebersystems von Compliance Kompakt?

Beschäftigungsgeber sind nach dem HinSchG verpflichtet, die interne Meldestelle mit der erforderlichen Fachkunde auszustatten. Dies kann durch geeignete Schulungen sichergestellt werden.

Durch den gemeinsamen Betrieb der internen Meldestelle Ihres Unternehmens durch von Ihnen ausgewählte Mitarbeitende und uns können Sie sich diese zeit- und kostenaufwändigen Maßnahmen sparen. Wir übernehmen Ersteinschätzung und Stichhaltigkeitsprüfung eingehender Meldungen und schlagen geeignete Folgemaßnahmen vor. Der Zeitaufwand für Ihre Mitarbeitenden beschränkt sich damit auf ein Minimum.