Interne & externe Meldestellen des Hinweisgeberschutzgesetzes

Einführung

Das Hinweisgeberschutzgesetz gibt vor, dass bestimmte Beschäftigungsgeber und Behörden Meldestellen einrichten und betreiben müssen. Diese müssen mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet sein, um unabhängig Meldungen entgegen nehmen zu können und Folgemaßnahmen zu ergreifen.
Interne Meldestellen sind die Meldestellen, die bei Beschäftigungsgebern und Unternehmen eingerichtet werden.
Externe Meldestellen werden bei bestimmten Behörden von Bund und Ländern eingerichtet.
Hinweisgebenden Personen können sich aussuchen, ob sie ihre Meldung bei der internen Meldestelle des Unternehmens oder einer externen Meldestelle erstatten.

Erfahren Sie, was es mit internen und externen Meldestellen auf sich hat und was Sie bei der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle beachten müssen.

2. Für wen gilt die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen?

Die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer internen Meldestelle gilt für alle Beschäftigungsgeber mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten.

Interne Meldestellen müssen

• mit Wirkung für Unternehmen / Institutionen mit 250 und mehr Beschäftigten ab dem 02.07.2023
• mit Wirkung für Unternehmen / Institutionen mit 50 bis 249 Beschäftigten ab dem 17.12.2023

eingerichtet und betrieben werden.

3. Was ist ein externer Dritter als interne Meldestelle?

Es steht den Beschäftigungsgebern ausdrücklich frei, einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen.
Dabei sind insbesondere zwei wichtige Aspekte zu beachten:

1. Verantwortlichkeit
   Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldepflicht entbindet den Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, ggf. selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.
2. Übertragung von Kompetenzen
   Mit Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle hat das Unternehmen dem Dritten die notwendigen Befugnisse zu übertragen, insbesondere zum Ergreifen von Folgemaßnahmen wie dem eigenständigen Einleiten von Untersuchungen etc.

Bei dem Dritten kann es sich um externe Berater, Ombudspersonen oder andere handeln. Ein großer Vorteil ist, dass ein externer Dritter seine Expertise einbringen kann und ggf. die nach dem HinSchG notwendige Fachkunde vorweisen kann.

4. Welche Anforderungen werden an die interne Meldestelle gestellt?

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt hohe Anforderungen an die interne Meldestelle.
Die interne Meldestelle betreibt die Meldekanäle, führt das Meldeverfahren und ergreift Folgemaßnahmen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Die interne Meldestelle muss Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldestellen bereitstellen.

Die interne Meldestelle muss ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen können und selbstständig entscheiden, welche Folgemaßnahmen sie ergreift. Der Beschäftigungsgeber muss der internen Meldestelle dazu Unabhängigkeit bei der Ausübung ihrer Tätigkeit zusichern und trägt dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Die Meldestelle muss die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen, der von einer Meldung betroffenen Personen und sonstiger in der Meldung genannten Personen wahren. Die Vertraulichkeit muss auch gegenüber der Geschäftsleitung gewahrt werden.

Die interne Meldestelle muss eingehende Meldungen ordnungsgemäß dokumentieren und gemäß den Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes löschen.

Mit unserer Hinweisgeberlösung stellen wir für Sie sicher, dass Ihre Meldestelle den hohen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gerecht wird. Sie profitieren von unserer Erfahrung und Fachkunde und stellen die Unabhängigkeit Ihrer internen Meldestelle sicher. Gemeinsam mit von Ihnen ausgewählten Mitarbeitenden bilden wir die erforderliche interne Meldestelle, betreiben die Meldekanäle und unterstützen Ihre Mitarbeitenden bei erforderlichen Folgemaßnahmen.

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5. Was sind Folgemaßnahmen der internen Meldestelle?

Die interne Meldestelle ergreift nach dem HinSchG insbesondere diese Folgemaßnahmen:

• die Durchführung interner Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber bzw. dem betroffenen Unternehmen einschließlich das Kontaktieren betroffener Personen
• das Verweisen der hinweisgebenden Personen an die zuständige Stelle
• der Abschluss eines Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen
• die Weitergabe des Verfahren für weitere Untersuchungen an
• eine für interne Ermittlungen zuständige Einheit im Unternehmen oder
• eine zuständige Behörde

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6. Gibt es weitere Maßnahmen als Folge einer Meldung?

Das Gesetz regelt nur den Schutz von Hinweisgebern und die Pflicht der Beschäftigungsgeber, Meldekanäle einzurichten, nach Meldungen aufzuklären, ob es tatsächlich Verstöße gibt und diese ggf. abzustellen. Falls Verstöße festgestellt werden, müssen oft personelle sowie organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. Diese sind Sache der Unternehmensleitung und gehören nicht zu den Aufgaben der Meldestelle.

Die externen Meldestellen

1. Was sind externe Meldestellen?

Externe Meldestellen werden von bestimmten Behörden des Bundes betrieben. Sie nehmen alle Meldungen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes von hinweisgebenden Personen entgegen und bearbeiten diese. Hinweisgebende Personen können sich aussuchen, ob Sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden.

2. Wo werden externe Meldestellen betrieben?

Der Bund hat verschiedene externe Meldestellen eingerichtet.
Eine externe Meldestelle wurde beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Weitere externe Meldestellen wurde bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen (BaFin) und beim Bundeskartellamt eingerichtet werden. Ferner wurde eine weitere externe Meldestelle für Meldungen eingerichtet, welche die genannten Meldestellen betreffen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gibt den einzelnen Bundesländern die Möglichkeit, externe Meldestellen für ihre Belange einzurichten.

3. Wofür sind externe Meldestellen zuständig?

Die externen Meldestellen sind für verschiedene Meldungen zuständig. Im Grundsatz ist die beim Bundesamt für Justiz eingerichtete externe Meldestelle für Meldungen zuständig, wenn keine andere externe Meldestelle zuständig ist.

Die externe Meldestelle bei der BaFin ist insbesondere für Meldungen zuständig, die in den Aufsichtsbereich der BaFin fallen. Dies sind nach dem HinSchG insbesondere:

• Meldungen, für die die BaFin schon jetzt nach § 4d Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz (FinDAG) eine Meldestelle betreibt,
• Meldungen, die Vorschriften des Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetzes betreffen,
• Meldungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, soweit die BaFin die für die Finanzdienstleistungsaufsicht zuständige Behörde ist,
• Meldungen zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften,
• Zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse,
• Zur Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von kapitalmarktorientierten Unternehmen, von Kreditinstituten, Finanzdienstleistungsinstituten, Wertpapierinstituten, Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds sowie Institute im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes.

Dagegen ist die beim Bundeskartellamt betriebene externe Meldestelle für Meldungen zuständig, die Verstöße gegen europäisches und deutsches Wettbewerbsrecht betreffen. Nach dem HinSchG ist die externe Meldestelle des Bundeskartellamts zuständig für Informationen über Verstöße gegen die Art. 101 und Art. 102 AEUV (Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union). Diese verbieten Absprachen unter Unternehmen und Unternehmensvereinigungen, die geeignet sind, den Handel innerhalb des Binnenmarktes zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen (Kartellabsprachen).

Die externen Meldestellen der Länder sind für Meldungen über die jeweiligen Kommunalverwaltungen und Landesverwaltung zuständig. Sie müssen von den einzelnen Ländern eingerichtet werden.

4. Was sind die Aufgaben der externen Meldestelle?

Die externen Meldestellen errichten und betreiben Meldekanäle, prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und ergreifen Folgemaßnahmen. Die externen Meldestellen sollen, genau wie die internen Meldestellen, auch anonyme Meldungen entgegennehmen.
Sie bestätigen hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung und prüfen, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt.

5. Was sind die Folgemaßnahmen der externen Meldestelle?

Die externen Meldestellen können im Rahmen der Stichhaltigkeitsprüfung einer Meldung die von der Meldung betroffenen natürlichen Personen, den betroffenen Beschäftigungsgeber, Behörden und Dritte kontaktieren.

Außerdem können die externen Meldestellen die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen abschließen und zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde abgeben.