Compliance für Mittelständische Unternehmen:
Warum es wichtig ist und wie es Ihr Geschäft schützt

Compliance: Was ist das?

Definition

Compliance ist ein eingedeutschtes Wort und bedeutet „sich an die Regeln halten“. Unternehmen und ihre Mitarbeiter müssen sich zunächst einmal an alle einschlägigen Gesetze und anderen staatlichen Vorschriften halten. Diese sind aber meistens zu allgemein gefasst, um konkrete Fragen zu richtigem Verhalten zu beantworten. Unternehmen und andere Organisationen geben sich deshalb eigene Compliance-Regeln, mit deren Einhaltung die bei ihnen bestehenden Risiken eines Fehlverhaltens minimiert werden.

Der Begriff Compliance wird in einem weiteren Sinne auch für die Maßnahmen verwendet, die sicherstellen sollen, dass in den Unternehmen und Organisationen die Geschäftsführungen und Mitarbeiter „nach den Regeln spielen“. Dies betrifft die personelle Organisation (Compliance-Abteilung) und den Einsatz entsprechender Verfahren (Compliance-Management-System - CMS).

Beispiele bekannter Compliance Fälle

Als Beispiele haben wir Ihnen zwei bekannte Fälle zusammengefasst, welche die Bedeutung einer guten Compliance unterstreichen.
Lesen Sie gerne unsere Zusammenfassungen zur Siemens Affäre und den Panama Papers.

Warum sich Compliance auch für mittelständische Unternehmen lohnt

Muss ich als Unternehmer ein Compliance-System einrichten?

Die allgemeinen gesetzlichen Pflichten, die Geschäfte einer GmbH oder Aktiengesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters zu führen, beinhalten keine unmittelbare Verpflichtung zur Einrichtung eines Compliance-Management-Systems (CMS). Anderes gilt für Unternehmen der Finanzwirtschaft sowie unter Umständen für bestimmte Compliance-Risiken, z.B. Geldwäsche, Sanktionslistenprüfungen und auch Whistleblowing (Link auf Whistleblowing Seite). Für börsennotierte Unternehmen gibt der Deutsche Corporate Governance Kodex die Einrichtung eines CMS vor, auch diese Verpflichtung kann aber durch eine sog. Negativerklärung ersetzt werden.

Sollten für das Unternehmen allerdings nennenswerte Compliance-Risiken oder -Vorfälle existieren, kann sich das allgemeine Gebot ordentlicher Geschäftsleitung zu einer Pflicht zur Einrichtung eines CMS konkretisieren.

Auch kleinere Firmen sollten sich mit den Vorteilen eines CMS (Vorsorge gegen Haftung/Schäden für Führungskräfte, Mitarbeiter und Unternehmen sowie Orientierung für die Belegschaft) auseinandersetzen.

Wie kann ich mit einem Compliance System die Haftung reduzieren?

Ein wirksames und gelebtes Compliance-Management-System kann die Haftung des Unternehmens und des Unternehmers auf vielerlei Wege reduzieren und ihr Unternehmen schützen. Mit einem effektiven Compliance Management Systems erhalten Ihre Mitarbeitenden klare Leitlinien, an denen sie ihr geschäftliches Handeln ausrichten können. So reduzieren Sie Haftungsrisiken, indem Sie sie gar nicht erst entstehen lassen.

Wichtig dafür ist, dass das eingeführte Compliance Management System und seine Richtlinien nicht zum bloßen „Papiertiger“ werden. Dafür sind regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungen Ihrer Mitarbeitenden, ein klares, wiederkehrendes Bekenntnis der Geschäftsleitung für Compliance und Ihr vorbildliches eigenes Verhalten hilfreich.

Was passiert, wenn trotz Compliance System ein Verstoß vorkommt?

Ein wirksames Compliance Management System soll mögliche Haftungsrisiken zum Beispiel wegen unlauteren Verhaltens reduzieren und im besten Fall vermeiden. Aber auch das wirksamste Compliance Management System kann Fehlverhalten Einzelner nicht absolut vermeiden. Ein wirksames Compliance Management System wird jedoch bei Compliance Verstößen von der Justiz strafmindernd berücksichtigt.

So urteilte der Bundesgerichtshof bereits 2017, dass sich die Bemessung von Geldbußen gegen Unternehmen auch danach richtet, ob diese ein effizientes Compliance Management System installiert haben, welches auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegt ist und Rechtsverletzungen im Unternehmen unterbinden soll. Dabei können sogar Bemühungen berücksichtigt werden, die erst nach dem Bekanntwerden von Rechtsverstößen und dem Einleiten von Ermittlungen durch Behörden unternommen werden. Gemeint ist damit das Optimieren entsprechender Regelungen und das Gestalten von betriebsinternen Abläufen, die vergleichbare Rechtsverstöße künftig deutlich erschweren.

Diese Auffassung unterstrich der BGH zuletzt mit seinem Beschluss vom 27.04.2022.

Reicht es nicht aus, wenn ich die Mitarbeiter anhalte, fair und anständig zu handeln?

Ein derartiger Appell ist richtig, reicht aber nicht aus, um den Mitarbeitern eine praktikable Hilfe für konkrete Fragen zu ihrem Verhalten in bestimmten Situationen zu geben. Dies gilt vor allem auch für Vorgänge, bei denen sich kritische Entwicklungen anbahnen können, z.B. beim Aufbau einer zu engen Beziehung zwischen einem Lieferanten und einem Einkäufer ("Anfüttern").

Äußere ich mit der Einführung eines Compliance-Systems nicht einen generellen Verdacht gegen meine Mitarbeiter?

Dies lässt sich durch eine gute Kommunikation verhindern, in der die Beweggründe und Vorteile der Maßnahme einleuchtend dargestellt werden. Auch die frühzeitige Einschaltung des Betriebsrats ist sinnvoll und kann hilfreich sein. Generell begrüßen es die Mitarbeiter, eine klare Orientierung für das richtige Verhalten in fraglichen Situationen zu haben.