Compliance - Unsere Beratung

Wie richte ich ein Compliance Management System in meinem Unternehmen ein?

Zunächst ist eines grundlegend wichtig: Ein Compliance System kann nur dann wirklich funktionieren, wenn die Geschäftsleitung seine Einführung ernst meint und ihr geschäftliches Handeln künftig an den verkündeten Grundsätzen und Regeln ausrichtet (Tone from the Top).

Die Einrichtung eines Compliance Management Systems erfolgt bestenfalls nach einem erprobten Schema. Dazu sind im Rahmen einer Risikoanalyse die Unternehmensstruktur, das Geschäftsmodell und bestimmte Besonderheiten des Unternehmens zu beleuchten und zu durchdringen. Die Risikoanalyse zeigt bestehende und ggf. künftige Compliance Risiken des jeweiligen Unternehmens auf und gibt den Rahmen für das künftige Compliance Management System vor. Mit diesem Rahmen kann im Folgenden das Compliance Management System aufgesetzt und implementiert werden.

Wenn bei der Einrichtung eines Compliance Management Systems keine eigene Expertise vorhanden ist, empfiehlt es sich, externe Unterstützung zu nutzen. Die Analyse durch unvoreingenommene externe Experten zeigt oft Schwachstellen des Unternehmens auf, die der Geschäftsleitung nicht bewusst sind. Als externe Unterstützung bieten sich Wirtschaftsprüfer oder spezialisierte Berater an.

Was umfasst ein Compliance Management System?

Zu einem typischen Compliance System gehören in der Regel die folgenden Bausteine:

• Code of Conduct / Verhaltenskodex
• Compliance Organisation
• Kommunikation und Trainings
• Richtlinien und Workflows
• Hinweisgebersystem

Diese sollten aufeinander abgestimmt sein und die vorhandenen Compliance Risiken angemessen abdecken.

Was macht ein gutes Compliance Management System aus?

Compliance Richtlinien sollten verständlich und praktikabel für Ihre Mitarbeitenden verfügbar sein, wenn sie benötigt werden. Verzichten Sie auf allzu lange, komplizierte Regelungen. Eine Richtlinie ist dann gelungen, wenn Ihre Mitarbeitenden Zweck und Inhalt einer Richtlinie schnell erfassen können und ihr Handeln daran ausrichten können. Verzichten Sie auf „Papiertiger“, die schon beim ersten Blick zum Beispiel wegen ihrer Länge oder ihrer „Juristensprache“ abschreckend wirken.

Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeitenden in regelmäßigen Abständen zu schulen und für vorhandene Compliance Risiken zu sensibilisieren. Ihre Mitarbeitenden müssen Richtlinien selbstverständlich nicht auswendig lernen, sondern den Sinn und die Vorteile einer gelebten Compliance verstehen und akzeptieren. Wichtiger als den genauen Inhalt einer Richtlinie auswendig zu kennen, ist es, dass Ihre Mitarbeitenden dann auf diese zugreifen zu können, wenn sie sie benötigen.

Diese Grundsätze gelten natürlich nicht nur für mittelständische Unternehmen.
Ein gutes Compliance Management System muss den festgestellten Compliance Risiken im Unternehmen angemessen reagieren. Es darf weder zu wenig noch zu viel Compliance sein.

Unser Unternehmen hat einen Betriebsrat, muss dieser eingeschaltet werden?

Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei Regelungen der betrieblichen Ordnung ein Mitbestimmungsrecht. Hierzu gehören auch bestimmte Teile eines CMS. Das Mitbestimmungsrecht an einzelnen Regelungen begründet allerdings nicht notwendig ein Mitbestimmungsrecht am Gesamtwerk. Wir empfehlen, den Betriebsrat früh in die Überlegungen einzubeziehen.

Was kostet die Einrichtung eines Compliance Management Systems?

Die Kosten für die Einrichtung und die Inbetriebnahme eines Compliance Management Systems richten sich vornehmlich nach der Größe und Komplexität des Unternehmens und seiner Geschäftsfelder.

Wir führen für Ihr Unternehmen die Risikoanalyse durch, geben Ihnen maßgeschneiderte Richtlinien an die Hand und richten ein digitales Compliance Management System zum moderaten Festpreis ein. Fordern Sie einfach ein Angebot an.

Ich habe schon vor einiger Zeit Compliance Richtlinien verabschiedet. War diese Arbeit umsonst?

Nein! Sich mit Compliance zu beschäftigen ist in keinem Fall verlorene Zeit! Auf Wunsch prüfen wir vorhandene Richtlinien und Compliance Management Systeme auf Aktualität und optimieren diese falls erforderlich für Sie.

Wie führt Compliance Kompakt eine Risikoanalyse durch?

Auf Basis eines vom Unternehmen ausgefüllten Fragebogen führen wir für Sie die Risikoanalyse durch. Dabei nehmen wir den Status Quo auf und erarbeiten daraus konkrete Vorschläge für den Zuschnitt des Compliance Management Systems und die zu ergreifenden Maßnahmen.